Datenschutzerklärung

Verband der Gemeindepräsidentinnen und Gemeindepräsidenten des Kantons Schaffhausen (VGGSH)

Version vom 27. April 2026

In dieser Datenschutzerklärung erläutern wir, der Verband der Gemeindepräsidentinnen und Gemeindepräsidenten des Kantons Schaffhausen (nachfolgend VGGSH, wir oder uns), wie wir Personendaten erheben und sonst bearbeiten. Das ist keine abschliessende Beschreibung; allenfalls regeln andere Datenschutzerklärungen, Statuten oder allgemeine Geschäftsbedingungen spezifische Sachverhalte. Unter Personendaten werden alle Angaben verstanden, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare Person beziehen.
Wenn Sie uns Personendaten anderer Personen (z.B. Daten von Arbeitskollegen oder Mitarbeitenden der Gemeinde) zur Verfügung stellen, stellen Sie bitte sicher, dass diese Personen die vorliegende Datenschutzerklärung kennen, und teilen Sie uns deren Personendaten nur mit, wenn Sie dies dürfen und wenn diese Personendaten korrekt sind.
Diese Datenschutzerklärung richtet sich nach dem Schweizer Datenschutzgesetz (DSG).

1. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Datenbearbeitungen, die wir hier beschreiben, ist der VGGSH. Anfragen zu dieser Erklärung oder Anliegen im Zusammenhang mit dem Datenschutz richten Sie bitte an folgende Adresse:

VGGSH
Sabrina Strässle
c/o kommpass gmbh
Fronwagplatz 4
8200 Schaffhausen
Tel. 052 588 06 18
info@gemeinden.sh

2. Erhebung und Bearbeitung von Personendaten

Wir bearbeiten in erster Linie die Personendaten, die wir im Rahmen unserer Geschäfts- und Verbandsbeziehung mit unseren Mitgliedern, Teilnehmer:innen von Weiterbildungskursen und weiteren daran beteiligten Personen erhalten oder die wir beim Betrieb unserer Websites und weiteren Anwendungen von deren Nutzern erheben. Unter anderem umfasst dies:

  • Mitgliederdaten (zB. Name, Adresse, Berufliche Funktion etc.)
  • Kursdaten (zB. Anmeldeinformationen, Anwesenheitsangaben, Korrespondenz etc. )
  • Zahlungsdaten (z.B. Rechnungsangaben, Zahlungsbestätigung)
  • Website-Daten (z.B. IP-Adresse, Browser-Typ, Datum und Zeit des Besuchs, besuchte Seiten, Cookie-Daten)

Soweit dies erlaubt ist, entnehmen wir auch öffentlich zugänglichen Quellen (z.B. öffentlichen Registern, Presse, Internet) gewisse Daten oder erhalten solche von Behörden und sonstigen Dritten. Nebst den Daten von Ihnen, die Sie uns direkt geben, umfassen die Kategorien von Personendaten, die wir von Dritten über Sie erhalten, insbesondere Angaben, die wir im Zusammenhang mit behördlichen Verfahren erfahren, Angaben im Zusammenhang mit ihren beruflichen Funktionen und Aktivitäten (z.B. als Vertreter einer Gemeinde), Angaben über Sie in Korrespondenz und Besprechungen mit Dritten, Angaben aus Medien und Internet zu Ihrer Person (soweit dies im konkreten Fall angezeigt ist) sowie Daten im Zusammenhang mit der Benutzung der Website (z.B. IP-Adresse, Angaben zu Ihrem Gerät und Einstellungen, Cookies, Datum und Zeit des Besuchs, abgerufene Seiten und Inhalte, benutzte Funktionen, verweisende Website).

3. Zwecke der Datenbearbeitung

Wir verwenden die von uns erhobenen Personendaten in erster Linie, um unsere Verbandsaktivitäten mit unseren Mitgliedern und weiteren Dritten abzuwickeln, insbesondere im Rahmen der Interessenvertretung der Schaffhauser Gemeinden, der Organisation von Weiterbildungen, der Gremienarbeit und der Öffentlichkeitsarbeit sowie um unseren gesetzlichen Pflichten im In- und Ausland nachzukommen. Wenn Sie für ein solches Mitglied oder Dritten tätig sind, können Sie in dieser Funktion mit Ihren Personendaten natürlich ebenfalls davon betroffen sein.
Darüber hinaus bearbeiten wir Personendaten von Ihnen und weiteren Personen, soweit erlaubt und es uns als angezeigt erscheint, auch für folgende Zwecke, an denen wir (und zuweilen auch Dritte) ein dem Zweck entsprechendes berechtigtes Interesse haben:

  • Angebot und Weiterentwicklung unserer Angebote, Dienstleistungen und Website;
  • Durchführung von Weiterbildungskursen;
  • Kommunikation mit Dritten und Bearbeitung derer Anfragen (z.B. Medienanfragen);
  • Informationen über Verbandsaktivitäten (einschliesslich Durchführung von Anlässen), soweit Sie der Nutzung Ihrer Daten nicht widersprochen haben;
  • Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung in Zusammenhang mit rechtlichen Streitigkeiten und behördlichen Verfahren;
  • Gewährleistungen unseres Betriebs, insbesondere der IT, unserer Websites und weiteren Plattformen.

Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Bearbeitung Ihrer Personendaten für bestimmte Zwecke erteilt haben (zum Beispiel bei Ihrer Anmeldung zum Erhalt von Newslettern), bearbeiten wir Ihre Personendaten im Rahmen und gestützt auf diese Einwilligung, soweit wir keine andere Rechtsgrundlage haben und wir eine solche benötigen. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden, was jedoch keine Auswirkung auf bereits erfolgte Datenbearbeitungen hat.
An unseren Veranstaltungen können zudem Foto- und Videoaufnahmen gemacht werden, die wir für unsere Öffentlichkeitsarbeit (Website, Jahresbericht) verwenden. Anwesende Personen werden vor Ort darüber informiert.

4. Cookies / Tracking und andere Technologien im Zusammenhang mit der Nutzung unserer Website

Wir setzen auf unseren Websites typischerweise “Cookies” und vergleichbare Techniken ein, mit denen Ihr Browser oder Ihr Gerät identifiziert werden kann. Ein Cookie ist eine kleine Datei, die an Ihren Computer gesendet bzw. vom verwendeten Webbrowser automatisch auf Ihrem Computer oder mobilen Gerät gespeichert wird, wenn Sie unsere Website besuchen. Wenn Sie diese Website erneut aufrufen, können wir Sie so wiedererkennen, selbst wenn wir nicht wissen, wer Sie sind. Neben Cookies, die lediglich während einer Sitzung benutzt und nach Ihrem Website-Besuch gelöscht werden (“Session Cookies”), können Cookies auch benutzt werden, um Nutzereinstellungen und andere Informationen über eine bestimmte Zeit zu speichern (“permanente Cookies”). Sie können Ihren Browser jedoch so einstellen, dass er Cookies zurückweist, nur für eine Sitzung speichert oder sonst vorzeitig löscht. Wenn Sie Cookies sperren, kann es sein, dass gewisse Funktionalitäten nicht mehr richtig funktionieren. Wir nutzen permanente Cookies, damit wir besser verstehen, wie Sie unsere Angebote und Inhalte nutzen.
Für nicht-notwendige Cookies holen wir Ihre Einwilligung mittels Cookie-Banner ein. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen, indem Sie Ihren Browser entsprechend konfigurieren. Weiter können Sie Ihre aktuelle Cookie-Einstellungen unter folgendem Link jederzeit bearbeiten:

Wir setzen auf unseren Websites mitunter Google Analytics, Google Fonts oder vergleichbare Dienste ein. Dies ist eine Dienstleistung von Dritten, die sich in irgendeinem Land der Erde befinden können (im Falle von Google Analytics ist es Google Irland, gestützt auf Google LLC in den USA), mit welcher wir die Nutzung der Website messen und auswerten können. Dabei werden IP-Adressen erhoben und unmittelbar vor einer Weiterleitung in die USA gekürzt (IP-Anonymisierung). Google Analytics setzen wir als nicht-notwendiges Cookie ein; wir holen Ihre Einwilligung hierfür via Cookie-Banner ein. Google verarbeitet diese als unser Auftragsbearbeiter nach dessen Datenschutzbestimmungen.

5. Datenweitergabe und Datenübermittlung ins Ausland

Wir geben im Rahmen unserer geschäftlichen Aktivitäten und der Zwecke gemäss Ziff. 3, soweit erlaubt und es uns als angezeigt erscheint, auch Dritten Daten bekannt, weil sie diese für uns bearbeiten. Dabei geht es insbesondere um folgende Stellen:

  • Dienstleister von uns (wie z.B. IT-Provider, Banken, E-Mail-Versanddienstleister für Newsletter und Einladungen zu Veranstaltungen);
  • Mitglieder und Partnerorganisationen des Verbands;
  • in- und ausländische Behörden, Amtsstellen oder Gerichte;
  • Medien und Öffentlichkeit, einschliesslich Besuchern von Websites (z.B. im Rahmen veröffentlichter Stellungnahmen);
  • anderen Parteien in möglichen oder tatsächlichen Rechtsverfahren.

Diese Empfänger sind teilweise im Inland, können aber im Ausland sein. Sie müssen insbesondere mit der Übermittlung Ihrer Daten in jene Länder rechnen, wo sich die von uns benutzten IT-Dienstleister befinden (z.B. EWR/EU-Länder oder USA). Befindet sich ein Empfänger in einem Land ohne angemessenen gesetzlichen Datenschutz (wie z.B. den USA), verpflichten wir den Empfänger vertraglich zur Einhaltung des anwendbaren Datenschutzes (dazu verwenden wir die vom Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten anerkannten Standardvertragsklauseln), soweit er nicht bereits einem gesetzlich anerkannten Regelwerk zur Sicherstellung des Datenschutzes unterliegt und wir uns nicht auf eine Ausnahmebestimmung stützen können. Ausnahmsweise können wir uns auf gesetzliche Ausnahmen nach Art. 17 DSG stützen, insbesondere bei Rechtsverfahren im Ausland, überwiegenden öffentlichen Interessen, der Vertragserfüllung, der Einwilligung der betroffenen Person oder wenn die Daten von der betroffenen Person öffentlich zugänglich gemacht wurden.

6. Dauer der Aufbewahrung von Personendaten

Wir verarbeiten und speichern Ihre Personendaten, solange es für die Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten oder sonst die mit der Bearbeitung verfolgten Zwecke erforderlich ist (z.B. für die Dauer der Mitgliedschaft oder zur Durchführung eines Kurses) sowie darüber hinaus gemäss den gesetzlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten. Sobald Ihre Personendaten für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind, werden sie grundsätzlich und soweit möglich gelöscht oder anonymisiert.

7. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Sicherheitsvorkehrungen zum Schutz Ihrer Personendaten vor unberechtigtem Zugriff und Missbrauch, wie etwa der Erlass von internen Weisungen, IT- und Netzwerksicherheitslösungen und Zugangskontrollen.

8. Pflicht zur Bereitstellung von Personendaten

Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung müssen Sie diejenigen Personendaten bereitstellen, die für die Aufnahme und Durchführung der Beziehung und der Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind (eine gesetzliche Pflicht, uns Daten bereitzustellen, haben Sie in der Regel nicht). Ohne diese Daten werden wir in der Regel nicht in der Lage sein, einen Vertrag mit Ihnen (oder der Stelle oder Person, die Sie vertreten) zu schliessen oder diesen abzuwickeln. Auch die Website kann nicht vollumfänglich genutzt werden, wenn gewisse Angaben zur Sicherstellung des Datenverkehrs (wie z.B. IP-Adresse) nicht offengelegt werden.

9. Rechte der betroffenen Person

Sie haben im Rahmen des Schweizer Datenschutzgesetzes (DSG) folgende Rechte: das Recht auf Auskunft über die von uns bearbeiteten Personendaten (Art. 25 DSG); das Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 32 Abs. 1 DSG); das Recht auf Vernichtung oder Anonymisierung unrichtiger Daten (Art. 32 Abs. 2 DSG); das Recht auf Herausgabe Ihrer Personendaten in einem gängigen elektronischen Format (Art. 28 DSG) sowie das Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Bitte beachten Sie, dass wir uns vorbehalten, die gesetzlich vorgesehenen Einschränkungen geltend zu machen, etwa wenn wir zur Aufbewahrung oder Bearbeitung gewisser Daten verpflichtet sind oder sie für die Geltendmachung von Ansprüchen benötigen.
Die Ausübung solcher Rechte setzt in der Regel voraus, dass Sie Ihre Identität eindeutig nachweisen (z.B. durch eine Ausweiskopie). Zur Geltendmachung Ihrer Rechte können Sie uns unter der in Ziffer 1 angegebenen Adresse kontaktieren. Jede betroffene Person hat überdies das Recht, ihre Ansprüche gerichtlich durchzusetzen oder beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (http://www.edoeb.admin.ch) eine Beschwerde einzureichen.

10. Änderungen

Wir können diese Datenschutzerklärung jederzeit ohne Vorankündigung anpassen. Es gilt die jeweils aktuelle, auf unserer Website publizierte Fassung. Soweit die Datenschutzerklärung Teil einer Vereinbarung mit Ihnen ist, werden wir Sie im Falle einer Aktualisierung über die Änderung per E-Mail oder auf andere geeignete Weise informieren.

Die vorliegende Datenschutzerklärung basiert auf DSAT.ch, Creative Commons «Namensnennung 4.0 International»